Vzhľadom na to, že internet je v súčasnosti jedným z najúčinnejších a najflexibilnejších prostriedkov hľadania a komunikácie, nie je bezpredmetné oboznámiť sa so základnými pravidlami v tejto oblasti.
1.V sieti sa správajte tak, aby ste nepoškodzovali ostatných užívateľov
2.Neobmedzujte ostatných pri ich vlastnej práci v sieti
3.Nepozerajte do súborov ostatných užívateľov
4.Nevyužívajte počítače ku krádežiam
5.Neuverejňujte falošné údaje na sieti
6.Nepoužívajte nelegálny softvér
7.Nevyužívajte zdroje ostatných používateľov bez autorizácie
8.Neprisvojujte si duševné bohatstvo ostatných
9.Uvažujte o dôsledkoch programu, ktorý ste vytvorili
10.Využívajte počítače s úctou a ohľaduplne
Etiketa a E-MAIL
Korešpondencia elektronickou poštou má určité špecifika. Tento spôsob komunikácie je niekde medzi tradičnou formou korešpondencie a rozhovorom, a preto je menej formálny. Je ale pár zásad, ktoré je potrebné dodržiavať:
• Text v políčku „predmet“ by nemal byť dlhý. Vyjadrite čo najstručnejšie zmysel posielanej správy. Uviesť predmet je však dôležité: uľahčuje príjemcovi triedenie pošty.
• Oslovenie závisí predovšetkým od vzťahu pisateľa k adresátovi. Pri obchodnej komunikácie je vhodné formálne oslovenie.
• Správa by mala byť stručná a týkať sa vždy len jednej témy.
• Dĺžka e-mailu by nemala presiahnuť 20 riadkov. Ak si myslíme, že bude dlhšia, je potrebné príjemcu upozorniť na dĺžku e-mailu hneď v úvode správy.
• Píšte jasne, vecne a zrozumiteľne.
• Ľudia často píšu elektronické správy v zhone a bez kontroly pravopisu – pred odoslaním si celý mail znovu prečítajte.
• Vyhýbajte sa zložitému formátovanie textu (farby písma, typy písma, vkladanie špeciálnych znakov a pod) a to z dôvodov rôznych nastavení počítačových systémov. Mohlo by sa stať, že váš „vyšperkovaný“ mail dôjde nečitateľný. Z rovnakého dôvodu sa niekedy oplatí písať e-maily bez diakritických znamienok.
• Ak posielate prílohu (cenník, katalóg, návrh zmluvy a pod), je vhodné na to upozorniť v texte správy. V prípade, že posielate dátovo objemnejšie správu, je vhodné informovať o tom adresáta dopredu.
• Nezabúdajte na zdvorilosť aj v maile používajte slová ako „ďakujem“ a „prosím“.
• Uvedomte si, že adresát vás nevidí, nepočuje tón vášho hlasu, a môže si tak vaše oznámenie vyložiť inak, ako ste chceli. Premýšľajte teda o možnom vyznení vášho listu.
• Nepoužívajte len VEĽKÉ PÍSMENÁ. Robí to dojem, že kričíte. Veľké písmená sa hodia iba na zvýraznenie dôležitých bodov alebo myšlienok.
• Podpis v e-maily by mal byť krátky, ale zároveň by mal obsahovať čo najviac informácií (meno, telefón, fax, e-mail, odkaz na web a pod). Uvedomte si, že podpis môže byť niekedy jediným zdrojom informácii o vás. Pre väčšie pohodlie si nastavte jeden alebo niekoľko rôznych automatických podpisov.
Akronymy alebo skratkové slová
V elektronickej komunikácii je rozšírené použitie anglických skratiek. Aj keď ich nepoužívate, mali by ste poznať význam tých najbežnejších používaných skratiek v pracovnom kontakte.
BTW – by the way – mimochodom
EOD – end of day – koniec dňa
FYI – for your information – pre tvoju / vašu informáciu
IMO – in my opinion – podľa môjho názoru
ASAP – as soon as possible – čo najskôr
FAQ – frequently asked questions – často kladené otázky
TIA – thanks in advance – předem děkuji
Emotikony v e-mailoch
Pri používaní emotikonov alebo znakov vyjadrujúcich emócie by sme mali byť opatrní. V pracovnej korešpondencii formálnej povahy je ich použitie skôr nevhodné.
Najpoužívanejšie emotikony
🙂 úsmev, dobrá nálada
🙁 sklamanie, ľútosť
😉 mrknutie – znamená, že niečo sa má brať s rezervou
:-e sklamanie
: – / rozpaky
😀 šok, prekvapenie
😮 údiv
:-X budem mlčať
Ďalšie dôležité pravidlá
• Na prijatý e-mail odpovedzte čo najskôr, najlepšie okamžite, ale nie neskôr ako do 48 hodín. Ak to dovtedy nestihnete, ospravedlňte sa. Ak viete, že nebudete schopní tak skoro odpovedať, informujte svojho partnera o tom, kedy mu napíšete.
• V odpovedi uveďte citácie z prijatého e-mailu alebo jeho obsah zhrňte do jednej vety – uľahčíte tak adresátovi orientáciu. Zahrnúť celý text predchádzajúcej správy je naopak nevhodné, zmieňte iba tú časť textu, na ktorú reagujete.
ZDROJ: www.jobs.cz