Na pozvánke by malo byť čo najviac informácii, aby hostia hneď vedeli kto je hostiteľ – ten sa uvádza hneď hore, potom kto je pozvaný – to by malo byť písané písaným písmom.
Hostiteľ pozýva hostí v tretej osobe – „starosta obce Jána Kováč pozýva pána ….“
Uvedieme o akú akciu ide – recepcia, večera, oslava, koncert, raut, respektíve pri akej príležitosti sa akcia koná – výročie firmy, návšteva významného hosťa zo zahraničia.
Nasleduje miesto konania spoločenskej akcie, uvedieme aj adresu ak miesto nie je obecne známe.
Potom uvedieme čas konania akcie. Ak uvedieme „od 19 hodiny“ – znamená to, že hostia môžu prísť aj po tejto hodine. Z údaju „od 19 hodiny do 21 hodiny“, je zrejmé, že sú hostia očakávaní v tomto rozmedzí. Ak ale uvedieme „o 20 hodine“, znamená to, že akcia začína presne v túto hodinu.
Ak pozývame aj partnerov hostí, uvedieme za menom „s doprovodom“, alebo „s partnerom“, „s manželkou“.
Do pozvánky môžeme dole tiež uviesť „pozvánka platí pre dve osoby“.
Na pozvánke by nemal chýbať dress code – druh oblečenie na akciu. Ten sa udáva len pre pánov:
black tie – smoking
formal dress – tmavý oblek
Pri akciách s presným počtom hostí, teda so zasadacím poriadkom, sa uvedie skratka R.S.V.P. alebo RLO. Môžeme uviesť aj „prosíme o potvrdenie Vašej účasti“. Za týmto oznamom uvedieme telefónne číslo alebo e-mail, kde môžu hostia odpovedať. Ak uvedieme R.S.V.P. / Regrest only, znamená to, že pozvaný sa ozve len ak sa ospravedlňuje za neúčasť.
Pozvánky rozposielame tri týždne vopred.
Formát pozvánky by mal byť praktický, aby sa pozvánka vošla do kabelky alebo saka.
Kvalita papiera a samotné grafické prevedenie pozvánky, veľa napovie o úrovni akcie.
Čo si obliecť
Na pozvánke sa uvádza typ oblečenia len pre mužov. A to z jednoduchého dôvodu. Muži si obliekajú: svetlý oblek, tmavý oblek alebo smoking. Žena má naopak podstatne viac možností a má za úlohu sa len zladiť s mužom.
Black tie – pre mužov to znamená obliecť si smoking a čierny motýlik. Žena si zoberie krátke šaty alebo veľkú večernú.
Dark suit – teda tmavý oblek, pre ženu sú najvhodnejšie krátke šaty (okrem plesu).
Formal dress – vyžaduje spoločenský odev, dáma môže mať krátke šaty alebo kostým
Informal alebo casual – znamená neformálne oblečenie.
Unofficial alebo lounge suit – znamená menej formálne oblečenie, pre muža šedý, vychádzkový oblek, môže byť aj so vzorom. Žena si zoberie kostým alebo kokteilky.
Na pozvánke sa môže uvádzať aj „voľný spoločenský odev“. V tomto prípade si môžeme obliecť čierny oblek s farebnou košeľou, sako bez kravaty a ženy krátke šaty, kostým (aj nohavicový), lodičky a pančuchy.
Nie je vhodné byť oblečený lepšie alebo horšie, ako hostiteľ. V oboch prípadoch sa dopúšťame faux pas.
Zriedkavo sa objavuje na pozvánkach oblečenie smart casual. Tu si môžeme obliecť módne neformálne oblečenie, napríklad košeľu so zaujímavým golierom, bez kravaty alebo so šatkou, prúžkované sako, tmavomodrý blejzer so zlatými gombíkmi a k tomu biele alebo šedé nohavice, béžové alebo svetlo hnedé mokasíny. Ženy zvolia capri, kvalitné rifle, dlhšie šortky nad kolená s kabátom rovnakej farby, minisukne.
Summer casual bude znamenať, tričko do saka, letné nohavice a mokasíny. Ženy letné šaty, krátka sukňa s odvážnym topom.
Festice casual je slávnostné oblečenie, ale neformálny úbor. Muži zvolia farebné alebo vzorované sako, košeľu so šatkou miesto kravaty, svetlé nohavice, ľahké šnurovacie topánky. Ženy kokteilky, sukňa s topom alebo halenkou.
Ak nie je na pozvánke uvedený dress code, potom si musíme poradiť sami. Zvážime, kde a kedy sa akcia koná, ako formálne je poňatá. Ak pôjde o večernú akciu, muž si oblečie čierny oblek, šnurovacie topánky, svetlú košeľu s kravatou. Ženy krátke šaty a lodičky. Ak ideme na podvečernú vernisáž knihy alebo CD, nemusíme mať kravatu a postačí svetlý vychádzkový oblek.
Na gala večer v luxusnej reštaurácii, alebo gala premiéru s významnými hosťami, by sme si mohli obliecť smoking. Ženy by mali mať krátke spoločenské šaty s dekoltom, ramienkové alebo bez ramienok, pančuchy a lodičky.