Úradný e-mail by mal byť na rozdiel od SMS správy zdvorilý a podobne koncipovaný ako dopis.
Nesmie chýbať zdvorilé oslovenie, úvod. Na konci rozlúčenie a podpis s vizitkou. Vizitka musí obsahovať adresu a telefonický kontakt, poprípade iné údaje.
V práci sa medzi kolegami alebo priateľmi používa už uvoľnenejšia forma dopisovania.
Na e-mailu je veľmi dôležitá grafická podoba. Firemné e-maily by mali maž u všetkých zamestnancoch rovnakú podobu. Farbu, typ a veľkosť písma. Aj toto je vizitka firmy, ktorá ihneď prezradí firemnú kultúru a vkus.
Čítanie cudzích správ je veľmi neslušné, v rozpore s etiketou a dokonca protizákonné. Jedná sa tu o porušenie tajomstva dopravovaných správ. Mobilná a počítačová komunikácia užíva rovnakú ochranu ako klasické dopisy.
Pozor, e-mail nenahradzuje klasický dopis!