Poznámky úloh vrátane časového harmonogramu a bodového scenára akcie nám pomôže predísť chybám a zmätkom. Navyše sa vďaka tejto súpiske úloh rýchlo zorientujete. Vieme, čo je hotové, čo ešte musíme zabezpečiť a nebudeme sa musieť spoliehať len na svoju pamäť. Uvedené body by Vám v všeobecnej rovine mali lepšie pomôcť sa orientovať v prvej organizačnej a prípravnej fáze plánovania oslavy
Štýl akcie
Prvým krokom pred samotnou akciou sú naše predstavy a plány.
Skúsme si odpovedať na otázky, čo od oslavy očakávame.
Pre koho je akcia určená. Snažte sa čo najviac odhadnúť svojich hostí – ich záujmy, koníčky, vekové zloženie i životný štýl.
Určite štýl akcie, tematicky akciu definujte a určite si aj jej názov napr. „Pirátska detská party“, Tanečná party na parníku, Narodeninová party s bowlingom, Barbecue u nás na záhrade atď.
Každá akcia má svoje špecifiká, spíšte si preto všetky úlohy, ktoré z organizácie uvedenej akcie vyplývajú (pozri „organizačná plán“, nezabudnite uviesť kto za úlohu zodpovedá a do akého termínu by to mal zvládnuť)
Termín
Predbežne zauvažujte o vhodnom termíne (možnosť konzultácie so samotnými hosťami, v prípade detskej party aj s rodičmi detí).
Pozor na významné TV prenosy, sviatky atď. (Ťažko pozvete športového fanúšika na parník, keď sa práve v tej dobe odohráva finálový zápas v MS vo futbale atď.)
Predpokladaná veľkosť AKCIE – zoznam hostí
Skúste odhadnúť predpokladaný počet hostí od – do
Vytvorte si menný zoznam hostí, vyberte štýl pozvania (písomná pozvánka s potvrdením účasti, svojich hostí môžete aj pred samotnou akciou obvolať a utvrdiť sa o ich prítomnosti)
Predbežný rozpočet
Stanovte si Vašu hraničný čiastku, ktorú ste ochotní investovať do celkovej akcie
ak ste sa rozhodli pre „akciu na kľúč“ zistite si ceny jedál spoločností
Zistite si podľa orientačných cien jednotlivých služieb predpokladané výdavky. Využijete aj ponuku služieb Party-shopu / www.mojeparty.cz /, kde si ľahko zistíte cenové možnosti jednotlivých party doplnkov, dekoračných prvkov, potravinových ingrediencií atď.
Miesto konania
Na základe veľkosti, typu a náročnosti akcie vytipujte vhodnú lokalitu, kde by sa oslava mohla uskutočniť.
Zistite výšku prenájmu jednotlivých posudzovaných možností vrátane voľných termínov.
Ak uvažovaný objekt nie v mieste bydliska, berte do úvahy dopravu hostí, prípadne aj ubytovanie.
Ak sa naozaj rozhodnete a máte jasne stanovený termín, potvrdenú účasť hostí, napíšte písomnú objednávku alebo sa dohodnite s majiteľom objektu o podmienkach prenájmu.
Môžete využiť aj miestnych služieb (napr. občerstvenie, výzdoba, personál, inventár pri prenájme salónika v reštaurácii atď.)
Spôsob občerstvenia hostí
Ak sa koná Vaša oslava v domácom prostredí a nerozhodli ste sa využiť cateringovú firmu, zaistite občerstvenie vlastnými silami.
Rozmyslite si čo by bolo vhodné hosťom ponúknuť
Pred samotnou prípravou občerstvenia si vytvorte „nákupný lístok“
Ak chcete zvoliť kompromis medzi vlastným kuchárskym umením a niektoré lahôdky nechať predsa len profesionálom (napr. zákusky, torty, chlebíčky) rozhliadnite sa po ponuke cukrární a výrobní lahôdok v mieste bydliska.
V prípade, že občerstvenie predsa len necháte celé v rukách profesionálov, dohodnite si dopredu cenový limit občerstvenie na osobu (v prípade bufetového spôsobu občerstvenie).
Nechajte si zostaviť menu a bufetovú ponuku s presným rozpisom.
Čo takto „Party v stoji“
Nikde nie je napísané, že každá party sa musí konať na stoličkách u prestretého stola. Môžete urobiť voľný priestor, tým, že odstránite všetok prebytočný nábytok. A necháte len bufetový stôl. Môžete pohádzať do rohov pár farebných vankúšikov a spoliehať sa, že hostia sa budú viac hýbať, viac tancovať a viac medzi sebou komunikovať ako usadení na stoličke.
Zábava
Hostia prišli na Vašu party najmä preto, aby sa dobre bavili.
Okrem priestoru pre ich vzájomnú konverzáciu, vybraných lahôdok, im môžete prichystať prekvapenie v podobe objednania umeleckej produkcie, kolektívnej hry, súťaže alebo inej zábavnej činnosti.
K tancu môžete zaistiť kapelu, ktorá si poradí so všetkými hudobnými žánrami alebo vyberte modernejšie poňatie v podobe profesionálneho „didžeja“ alebo usporiadajte tzv.
karaoké show
Pri objednaní profesionálnej hudobnej produkcie (možno objednať prostredníctvom umeleckých agentúr) si pozrite zmluvu vrátane technických podmienok, ktoré ako usporiadateľ ste povinný zabezpečiť, aby produkcia mohla zdarne prebehnúť.
Výzdoba a atmosféra
Slávnostné výzdobu nepodceňujte. Dekorácia pri Vašej party by mala vychádzať z celkovej plánovanej atmosféry akcie.
Príliš nespoliehajte na schopnosti personálu v mieste konania. Dopredu sa uistite aký používajú riad, poháre a nenechajte si vnútiť to čo by sa Vám nepáčilo.
Ak budete mať pochybnosti, prenajmite si dekoratéra, ktorý Vám vytvorí slávnostnú výzdobu presne podľa Vašich požiadaviek.
Ak budeme vytvárať výzdobu k detskej party bude výzdoba hravejšie a farebnejšie, môžete si dovoliť viac kreativity a vlastných nápadov.
Ak máte party v priestoroch o viac miestnostiach, môžete každú vyzdobiť inak tematicky. Napr. sa skúste v každej miestnosti orientovať na inú kuchyňu a tomu prispôsobiť výzdobu.
Koktail s obchodnými partnermi bude vyžadovať profesionálnu a decentnú stolovú úpravu. Svadba sa určite nezaobíde bez krásnych a romantických ozdobných prvkov, ktoré podčiarknu dôležitosť krásneho životného rozhodnutia.
Nezabudnite zahrnúť do svojho „nákupného lístka“ dekorácie, ktoré Vám chýbajú k dokonalému vytvoreniu atmosféry podujatia. Ak zdobíte priestory „u Vás doma“ pamätajte na malé detaily. Vonná sviečka v kúpeľni môže byť príjemným spestrením. Môžete tiež nechať po ruke na viditeľnom mieste papierové utierky, vonné vreckovky, ktoré hostia ocenia ako praktickú pomôcku. Do horúcej vody môžete dať škoricu a citróny, ktoré vytvoria krásne arómu. Vyberte obľúbenú hudbu a nechajte ju ticho hrať tam kde vítate hostí.
Nezabudnuteľné sú aj dekorácie zo živých kvetov, obráťte sa na kvetinový salón v mieste bydliska, ktorý Vám dopredu pripraví kvetinovú výzdobu v jednotnom štýle.
Buďte nápadití. Ak organizujete party pre svoju rodinu alebo partiu priateľov s ktorými máte spoločné zážitky, pripravte galériu z Vašich spoločných akcií zavesenú na šnúre farebnými štipcami. Obstarajte si návštevnú knihu a poproste svojich hostí, aby Vám v nej vytvorili nejakú pamiatku na „dnešný večer“.
Technické zázemie, zapožičanie inventáru a ostatné dôležité detaily
Premyslite si celý priebeh akcie, tak aby Vám nič nechýbalo
Skontrolujte dostatok stolov, stoličiek, riadu
Pamätajte na technické problémy, ktoré by Vás mohli zaskočiť.
Máte pripravené večerné osvetlenie, ak sa zotmi pri Vašej „garden party“, alternatívne „mokrú variantu“ v programe ak Vás prekvapí „prietrž mračien“ pod holým nebom, kontakty na dopravcov, ak budú potrebné „rýchle kolesá“?
Máte nákupný zoznam, obvolané a potvrdené objednávky na prenájom, potvrdenú účasť hostí, zabezpečené občerstvenie a dohodnuté kultúrne vystúpenia?
Viete kto bude obsluhovať hostí?
Máte pripravenú „uvítaciu reč“?
Nezabudli ste skontrolovať svoj šatník, aby Vás v deň oslavy neprekvapila škvrna na Vašom obľúbenom obleku alebo ste prišli na to, že ste odrastená svojej veľkosti kokteilových šiat?
Ak chcete ponúkať hosťom drinky a miešané nápoje, budete mať dostatok ľadu a ďalších ingrediencií?
Vytvorili ste oddelené prostredie pre fajčiarov?
Budú mať Vaši hostia kde zaparkovať?
Nezabudli ste, že každá pekná spomienka by mala byť uchovaná pre budúcnosť a máte preto pripravený nabitý kvalitný digitálny fotoaparát, pripravenú kameru alebo dohodnutého fotografa?
Spísali ste si bodový scenár akcie a máte osobu, ktorá bude väčšiu a náročnejšiu akciu koordinovať a organizačne strážiť, aby všetko plynule nadväzovalo a nevyskytli sa prípadné problémy a časové sklzy?
Ak ste na všetky tieto otázky odpovedali áno, ste na najlepšej ceste zvládnuť priebeh Vašej oslavy bez väčších zmätkov a problémov.
Praktická rada úplne nakoniec. Pamätajte, že aj na Vašej oslave to môže „prehnať“. Skúste mať pripravené záchranné prostriedky, miestnosť na núdzové prespanie a nenechajte svojich priateľov, čo pili, šoférovať.
ZDROJ / FOTO: www.mojeparty.cz